Waarom een DMS?

Een DMS staat voor een document management systeem. Dit soort systemen zijn gebouwd met als doel om bedrijven en organisaties te helpen met het beheren van documenten op een efficiënte en veilige manier. Als bedrijf is het namelijk heel belangrijk dat je alle documenten goed georganiseerd beheert en creëert. Dankzij document management krijg je een beter overzicht en ook goede inzichten in de verschillende informatiestromen. Dit geeft meer grip op de informatie waardoor je als bedrijf een stuk efficiënter kan werken. Je hoeft niet heel lang te zoeken naar documenten en voorkomt dat je documenten kwijt raakt. Je hebt simpel gezegd een stuk meer grip op alle informatie binnen het bedrijf. Wat zijn de vier grootste voordelen van een DMS? 

Tijdwinst 

Goed document management beïnvloedt de kwaliteit van de dienstverlening en daarmee ook de klanttevredenheid.Dit zijn dus al twee redenen om met een DMS te werken. Een derde reden voor het aanschaffen van een DMS is dat het een tijdsbesparing oplevert Vooral nu mensen ook vanuit huis werken, en gestroomlijnde digitale bedrijfsprocessen onmisbaar zijn. Met een DMS doe je er  minder lang over om de juiste informatie te vinden en vervolgens de klant te helpen. Dat bespaart niet alleen de organisatie tijd, maar zorgt er ook voor dat klanten sneller geholpen zijn. 

Volledig veilig en conform wetgeving

Document management software kun je goed afstemmen op je document management processen. Is het je ook weleens opgevallen dat je vaak veel tijd bezig bent met slechts een klein deel van de taken? Door je documentbeheer te automatiseren, werk je veel sneller en verklein je de kans tot menselijke fouten. Daarnaast kun je instellen op welk moment de documenten automatisch verwijderd moeten worden. Op deze manier voldoe je bijna automatisch aan alle geldende wetgeving. 

Eenvoudige replicatie met andere applicaties

Een DMS integreer je naadloos met andere applicaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ERP, HRM of een financieel pakket. Hiermee bespaar je weer een hoop werk! Je hoeft gegevens maar op één plek in te voeren. Alle data worden vanzelf uitgewisseld. Zo zijn alle gegevens altijd up-to-date! 

Efficiënt documentbeheer

Een laatste maar zeker niet onbelangrijke reden voor een DMS is dat het ook kosten bespaart. Dit komt door de tijdswinst maar ook omdat het fouten voorkomt en daarmee faalkosten reduceert. Een DMS biedt op zowel de korte termijn als de lange termijn veel voordelen.  Hiermee optimaliseer je namelijk ook bedrijfsprocessen en doe je op een efficiënte manier aan documentbeheer. 

Share

Gerelateerde berichten

Ook leuk om te lezen

Jouw keuken op orde

Een geordend huis is prettiger wonen. Je weet waar alles ligt en het is...

Inspirerende Amsterdamse activiteiten voor digitale nomaden

Ik ben net terug van een reis naar Amsterdam en wilde een aantal van...

Hoe valt Nik en Nik kinderkleding?

Wanneer je kleding gaat kopen is het wel zo fijn als deze kleding ook...

De verschillende fotolijst collages

Ben jij op zoek naar een fotolijst collage voor je woning omdat je bijvoorbeeld...